Privacyreglement Academische Huisartsenpraktijk Groningen

Doel en reikwijdte van het privacyreglement

Doel van het reglement is een vastlegging van de maatregelen die de Academische Huisartsenpraktijk Groningen (AHG) heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd) van patiëntgegevens die in een bestand zijn of worden opgenomen.

Regels

Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens 

• Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld. 
• Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins. 
• Doeleinden zijn: 
  • gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht)
  • gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering
  • andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen 

Verwerking van algemene patiëntgegevens, gezondheidsgegevens, erfelijke gegevens 

• Patiënten worden geïnformeerd over de verzameling en verwerking van gegevens door de praktijk bij de eerste inschrijving van de patiënt bij de praktijk. 
• Algemene patiëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: 
  • de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend
  • verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt
  • verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen
  • verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt. 

Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• verwerking gebeurt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt noodzakelijk is
• verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.

Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij:

• een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of 
• de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

Organisatie van de informatiebeveiliging 

De AHG heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat 

patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld. 

• Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens
• Patiëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; medische gegevens worden in beginsel vijftien jaar bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.
• Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk. De medewerkers wordt automatisch verzocht om de 3 maanden hun wachtwoord te wijzigen.
• Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de patiëntgegevens in het HIS en de gescande dossiers.
• Papieren patiëntendossiers die binnenkomen, worden direct gescand en opgeslagen.

Rechten van de patiënt 

• De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem of haar zijn verzameld en verwerkt. Dit kan op 2 manieren: De patiënt kan een afspraak plannen bij de huisarts om het dossier in te zien. Indien de patiënt een account heeft in de patiëntomgeving is een deel van het dossier zichtbaar.
• De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt. Dit kan op papier, en de patiënt kan dit persoonlijk in ontvangst nemen na ondertekenen van een document.
• De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.
• De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.
• Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is. 
• Wanneer de patiënt vindt dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk.  
• Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats. 

Bevoegdheden rond gegevens

Publicatie privacyreglement 

Dit privacyreglement van de AHG wordt ook uitgedeeld bij aanmelding in de AHG.