Zodra uw kind bij ons in het UMCG komt en uw kind wordt ingeschreven als patiënt gaan we zijn of haar persoonsgegevens verwerken. Met verwerken bedoelen we dat we de gegevens bijvoorbeeld opslaan, aanvullen, verstrekken aan uw zorgverleners en, na een hele tijd, ook weer zullen verwijderen. Al die gegevens zetten we in het het patiëntendossier. In het dossier zetten we ook informatie over behandelingen.
Wat en waarom?
De persoonsgegevens van uw kind hebben we nodig om hem of haar zo goed mogelijke zorg te kunnen verlenen, dat is ook iets waar wij voor staan! Iedere zorgverlener doet zijn of haar uiterste best om uw kind de beste behandeling te geven. De medische gegevens van uw kind, zoals wat u en/of uw kind de arts vertelt, uitslagen van onderzoeken, de diagnose en het behandelplan, hebben we daarvoor nodig. Behalve de medische gegevens hebben we ook andere persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, adres, geboortedatum en BSN. Dit hebben we nodig om uw kind te kunnen identificeren en om ervoor te zorgen dat we uw kind niet verwarren met een andere patiënt. Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben om u goede zorg te kunnen verlenen. We bewaren de gegevens minstens 20 jaar na het eindigen van de behandeling, gerekend vanaf de 18e verjaardag. Bepaalde gegevens van het medische dossier moeten we van de wet 115 jaar bewaren. Dit zijn de ‘kerndocumenten’. Dat zijn bijvoorbeeld de ontslagbrief, het operatieverslag, het anesthesieverslag, de uitslagen van pathologisch onderzoek en het eerste hulp verslag.
We zien het als onze taak om de gegevens van uw kind zo goed mogelijk te beschermen, dit is onderdeel van ons dagelijks werk. Alle zorgverleners en medewerkers die direct bij de behandeling van uw kind zijn betrokken hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht en zullen zijn of haar gegevens niet met anderen delen. Vinden we het toch van belang om deze gegevens ook met anderen te delen, dan mag u en/of uw kind dat bepalen en vragen we daarvoor uw en/of uw kind toestemming. In spoedgevallen of noodsituaties kan het voorkomen dat er een ander besluit door ons wordt genomen.
Rechten van uw kind zijn afhankelijk van de leeftijd
Afhankelijk van de leeftijd van uw kind mag u zelf de beslissingen nemen, neemt u de beslissingen samen met uw kind of mag uw kind alleen beslissingen nemen.
Is uw kind jonger dan 12 jaar?
Dan heeft u als ouders of als wettelijk vertegenwoordigers de bevoegdheid beslissingen over uw kind te nemen en zijn/haar rechten uit te oefenen: het recht om de gegevens in te zien en om een kopie op te vragen, het recht om de gegevens te wijzigen of aan te vullen en het recht om de gegevens te laten vernietigen.
Is uw kind tussen de 12 en de 16 jaar?
Dan mag uw kind meebeslissen en in het geval er toestemming wordt gevraagd, zal er toestemming worden gevraagd aan uw kind én aan u (dubbele toestemming). Ook mag uw kind zelf vragen of hij of zij in het eigen dossier mag kijken. Als ouder heeft u het recht om samen met uw kind het dossier in te zien. Als echter uw kind niet wil dat u ook in het dossier kijkt, dan mag de arts van uw kind uw inzage weigeren. Dit geldt ook voor het wijzigen van gegevens of het laten vernietigen.
Is uw kind 16 jaar of ouder?
Dan mag uw kind zelf beslissingen nemen en wel of geen toestemming geven als toestemming wordt gevraagd. Ook mag uw kind zelf in het dossier kijken en vragen of de gegevens gewijzigd of vernietigd mogen worden. Als ouder of wettelijk vertegenwoordiger mag u dit niet. Het is alleen mogelijk om in het dossier van uw kind te kunnen kijken, iets te mogen wijzigen of te mogen vragen om vernietiging, als uw kind u daarvoor machtigt. Dat kan uw kind doen door een getekend verzoek in te dienen waarin staat dat u als ouders toestemming heeft om het dossier in te zien, te wijzigen of te vernietigen.
Bezoekers
Dat we de gegevens van uw kind niet zomaar met anderen delen kan gevolgen hebben voor mensen die uw kind willen bezoeken als uw kind in het UMCG verblijft. Wij vinden het heel belangrijk dat u en/of uw kind zelf kunt bepalen wie hem/haar mag bezoeken en wie mag weten dat uw kind in het UMCG verblijft. Als er voor uw kind wordt gebeld naar het centrale telefoonnummer, zullen wij daarom geen informatie over uw kind verstrekken, maar de beller aangeven dat met uzelf, uw kind of uw contactpersoon contact kan worden opgenomen. Voor bezoekers die aan de balie komen zullen wij alleen informatie over uw kind verstrekken als u en/of uw kind ons daar toestemming voor heeft gegeven. Het gaat dan om informatie over of uw kind in het UMCG is opgenomen en zo ja, op welke afdeling en in welke kamer uw kind verblijft. Vóórdat uw kind in het UMCG wordt opgenomen zullen wij u en/of uw kind vragen of u en/of uw kind wel of geen toestemming geeft voor het verstrekken van deze informatie. De toestemming geldt voor iedereen die bij ons aan de balie naar uw kind vraagt, ook voor bijvoorbeeld een geestelijk verzorger. In het geval u en/of uw kind geen toestemming geeft óf het is door de situatie nog niet gelukt om de toestemming te vragen dan geven wij in verband met de privacy géén gegevens over uw situatie, ook niet of uw kind wel of niet in het UMCG verblijft.
Mocht uw kind via de Spoedeisende Hulp (SEH) worden binnengebracht dan komt het wel eens voor dat een naaste of een familielid bij onze balie aangeeft niet te weten waar uw kind is. Op dat moment zal de balie deze persoon doorverwijzen naar de SEH. Het is dan aan de medewerkers van de SEH om te bepalen of er informatie over uw kind gegeven mag worden. Zij zullen er uiteraard rekening mee houden of uw kind aanspreekbaar is en nagaan of deze persoon inderdaad een familielid of naaste van uw kind is. Wordt uw kind vanaf de SEH overgeplaatst naar een verpleegafdeling, dan zal alsnog aan u en/of uw kind om toestemming worden gevraagd om informatie over uw kind te verstrekken aan bezoekers.
Gegevens inzien
U en/of uw kind mag de persoonsgegevens en het volledige patiëntendossier bij ons inzien. Dat kunt u aan de arts van uw kind vragen. Die mag dit niet weigeren. De arts mag wel bepaalde delen afschermen als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een familielid. De arts hoeft ook geen inzage te geven in zijn of haar persoonlijke werkaantekeningen.
U of uw kind mag een kopie opvragen van het medisch dossier.
Gegevens wijzigen
U en/of uw kind mag de gegevens wijzigen. Bijvoorbeeld als uw kind is verhuisd en het adres bij ons niet meer klopt. Of als we een foutje hebben gemaakt in uw geboortedatum van uw kind of zijn of haar naam verkeerd hebben geschreven. Het gaat om het wijzigen van feitelijke gegevens. Een diagnose mag u en/of uw kind bijvoorbeeld niet wijzigen. Wel mag u en/of uw kind altijd een eigen zienswijze toevoegen aan het dossier, net als de uitkomst van een second opinion. Als u en/of uw kind de gegevens wilt wijzigen kunt u dit aangeven bij één van de behandelaars van uw kind.
Wilt u of uw kind iets toevoegen aan het dossier of iets aan laten passen? Stuur een mail naar [email protected] of een brief een brief aan de directeur Patiëntenzorg, Kwaliteit & Veiligheid UMCG, huispostcode LA 10, postbus 30001, 9700 RB Groningen.
Gegevens vernietigen
U en/of uw kind mag vragen om het vernietigen van het hele dossier of een deel daarvan. Mail uw verzoek naar [email protected]. Of stuur een brief aan de directeur Patiëntenzorg, Kwaliteit & Veiligheid UMCG , huispostcode LA10, postbus 30001, 9700 RB Groningen. Stuur een kopie van het identiteitsbewijs van uw kind mee.
In principe moet het UMCG gehoor geven aan uw verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging van uw dossier, maar niet in alle gevallen. Hiervan is sprake wanneer arts van uw kind van mening is dat het overduidelijk in uw eigen belang is het dossier of delen daarvan toch te bewaren. De arts is namelijk ook gebonden aan zijn zorgplicht. De arts kan dan samen met u en/of uw kind de vernietiging heroverwegen. De arts mag vernietiging ook weigeren als hij op grond van een wet of voorschrift verplicht is het dossier een bepaalde tijd te bewaren. Als het bijvoorbeeld gaat om financiële gegevens over de facturatie van de zorg zijn we verplicht deze 7 jaar te bewaren. Ook in het geval het voor iemand anders van groot belang is dat het dossier van uw kind bewaard blijft kan uw verzoek tot vernietiging worden geweigerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om het belang van uw kind in verband met erfelijke ziekten. De arts moet aan u en/of uw kind kunnen motiveren waarom hij of zij het dossier of delen daarvan niet wil vernietigen.
Bent u of is uw kind het daar niet mee eens en wilt u of uw kind toch dat het dossier wordt vernietigd? Vraag dan uw arts om extra uitleg en ga in gesprek hierover. Komt u er samen niet uit, dan kunt u een een klacht indienen. Afhankelijk van de leeftijd kind mag uw kind dat ook zelf doen.
Zelf gegevens overdragen naar andere zorgverleners
U en/of uw kind heeft het recht om de persoonsgegevens mee te nemen en over te dragen aan een ander ziekenhuis of zorgverlener. Dit wordt ook wel dataportabiliteit genoemd. Dit recht geldt alleen voor de gegevens die u en/of uw kind zelf actief en bewust aan het UMCG heeft verstrekt. Meetgegevens van een pacemaker of bloeddrukmeter horen daar ook bij. Het recht op dataportabiliteit geldt niet voor de informatie die de arts vaststelt op basis van de door u en/of uw kind verstrekte gegevens, zoals conclusies, diagnoses, vermoedens en behandelplannen.